Profesjonalizm, który buduje zaufanie. Dbałość o każdy szczegół na każdym etapie transakcji.
Najem okazjonalny: co to jest, jak go podpisać i dlaczego chroni właściciela
Wynajmujesz mieszkanie i boisz się, że lokator przestanie płacić, a Ty nie będziesz mógł go usunąć? Albo dopiero kupujesz mieszkanie pod wynajem i zastanawiasz się, jak się zabezpieczyć? Najem okazjonalny daje właścicielowi realną ochronę, pod warunkiem, że wszystko zostanie zrobione prawidłowo. W tym artykule wyjaśniamy krok po kroku, czym jest najem okazjonalny, jak go podpisać, ile kosztuje i dlaczego jest tak istotny dla każdego, kto wynajmuje mieszkanie w Polsce.
Czym jest najem okazjonalny?
Najem okazjonalny to szczególna forma umowy najmu lokalu mieszkalnego, uregulowana w art. 19a do 19e ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów. Została stworzona po to, by wzmocnić pozycję właściciela mieszkania, przede wszystkim wtedy, gdy najemca nie wywiązuje się z umowy.
Najważniejsza różnica w porównaniu ze zwykłym najmem to uproszczona procedura opróżnienia lokalu. Zamiast wielomiesięcznego procesu o eksmisję właściciel składa do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu, który najemca podpisał przy zawieraniu umowy, a potem kieruje sprawę do komornika. W praktyce oznacza to skrócenie całej procedury z wielu miesięcy do kilku tygodni.
Kto może podpisać umowę najmu okazjonalnego?
Ta forma jest dostępna wyłącznie dla właścicieli będących osobami fizycznymi, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Jeśli wynajmujesz mieszkanie prywatnie, najem okazjonalny jest dla Ciebie. Po drugiej stronie umowy również musi stać osoba fizyczna: mieszkania nie wynajmiesz w tej formie spółce ani fundacji.
Warunki, które muszą być spełnione łącznie:
- wynajmującym jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności w zakresie najmu, a najemcą osoba fizyczna,
- przedmiotem najmu jest lokal mieszkalny,
- umowa jest zawarta na piśmie, pod rygorem nieważności,
- umowa jest zawarta na czas oznaczony, maksymalnie 10 lat,
- zawarcie umowy zostało zgłoszone naczelnikowi urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu.
Ten ostatni punkt jest kluczowy. Bez zgłoszenia umowa pozostaje ważna, ale tracisz uproszczoną eksmisję: przepisy art. 19c i 19d ustawy nie mają wtedy zastosowania, a Ty jesteś w takiej samej sytuacji jak przy zwykłym najmie. Na żądanie najemcy musisz też przedstawić dowód zgłoszenia.
Jakie dokumenty są potrzebne?
To właśnie wymagane załączniki odróżniają najem okazjonalny od zwykłej umowy. Potrzebujesz trzech dokumentów.
1. Oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji
Dokument w formie aktu notarialnego, w którym najemca poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia i wydania lokalu w terminie wskazanym w żądaniu właściciela (podstawa: art. 777 § 1 pkt 4 Kodeksu postępowania cywilnego). Jeśli tego nie zrobi, właściciel może wystąpić do sądu o nadanie klauzuli wykonalności i skierować sprawę do komornika.
Wynagrodzenie notariusza za to oświadczenie jest ustawowo ograniczone do 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę. W 2026 r., przy płacy minimalnej 4806 zł brutto, daje to maksymalnie 480,60 zł netto (591,14 zł z VAT), do tego dochodzą wypisy aktu. To górny limit, w praktyce kancelarie liczą zwykle od około 150 do 600 zł brutto. Kto płaci, ustalają strony między sobą.
2. Wskazanie lokalu zastępczego
Najemca wskazuje w umowie inny lokal, do którego wyprowadzi się w razie egzekucji. Musi to być konkretny adres, a nie ogólna deklaracja. Jeśli najemca utraci możliwość zamieszkania w tym lokalu, ma obowiązek wskazać inny i dostarczyć nowe oświadczenie jego właściciela.
3. Oświadczenie właściciela lokalu zastępczego
Właściciel lub osoba posiadająca tytuł prawny do lokalu zastępczego składa pisemne oświadczenie, że zgadza się na zamieszkanie w nim najemcy i osób z nim mieszkających po zakończeniu najmu. Wynajmujący może zażądać, żeby podpis pod tym oświadczeniem był notarialnie poświadczony.
Brzmi biurokratycznie? Wymaga to kilku dodatkowych kroków, ale to właśnie te dokumenty stanowią realne zabezpieczenie właściciela.
Jak krok po kroku podpisać umowę najmu okazjonalnego?
Krok 1: Przygotuj umowę na piśmie
Umowa musi być pisemna i zawarta na czas oznaczony (maksymalnie 10 lat). Powinna zawierać dane stron, opis lokalu, wysokość czynszu i opłat, okres najmu oraz zasady rozwiązania umowy. Kaucja w najmie okazjonalnym nie może przekroczyć sześciokrotności miesięcznego czynszu.
Krok 2: Umów najemcę u notariusza
Najemca składa oświadczenie o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego. Wizyta trwa zazwyczaj 15 do 30 minut. Zabierz ze sobą projekt umowy, bo notariusz odwołuje się w akcie do jej treści.
Krok 3: Zbierz oświadczenia dotyczące lokalu zastępczego
Najemca wskazuje adres, a właściciel tego lokalu podpisuje zgodę na zamieszkanie.
Krok 4: Zgłoś umowę do urzędu skarbowego
Masz na to 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Zgłoszenie składasz w urzędzie skarbowym właściwym dla Twojego miejsca zamieszkania. Zachowaj potwierdzenie, bo będzie potrzebne przy ewentualnym wniosku o klauzulę wykonalności.
Krok 5: Zachowaj komplet dokumentów
Umowa, akt notarialny, oba oświadczenia i potwierdzenie zgłoszenia do urzędu. Bez kompletu nie uruchomisz uproszczonej eksmisji.
Najem okazjonalny a zwykły najem: kluczowe różnice
| Cecha | Zwykły najem | Najem okazjonalny |
|---|---|---|
| Forma umowy | Pisemna lub ustna | Tylko pisemna, pod rygorem nieważności |
| Czas trwania | Określony lub nieokreślony | Tylko określony, maksymalnie 10 lat |
| Strony | Dowolne | Właściciel: osoba fizyczna bez działalności w najmie; najemca: osoba fizyczna |
| Akt notarialny | Niewymagany | Wymagany (oświadczenie najemcy) |
| Zgłoszenie do urzędu skarbowego | Tylko na potrzeby podatku | W ciągu 14 dni, inaczej brak uproszczonej eksmisji |
| Kaucja | Do 12-krotności czynszu | Do 6-krotności czynszu |
| Procedura eksmisji | Proces sądowy, często wielomiesięczny | Klauzula wykonalności i komornik |
| Okres ochronny zimowy | Obowiązuje (1 listopada do 31 marca) | Nie obowiązuje |
| Lokal zastępczy | Niewymagany | Wymagany |
Dlaczego najem okazjonalny chroni właściciela?
Standardowa umowa najmu daje lokatorom bardzo silną ochronę. Nawet gdy najemca nie płaci, właściciel nie może zmienić zamków ani wyprowadzić go na własną rękę. Musi przejść przez proces sądowy, a sąd w wielu sytuacjach (kobieta w ciąży, małoletni, osoba z niepełnosprawnością, bezrobotny) przyznaje lokatorowi prawo do lokalu socjalnego, na który czeka się latami.
W najmie okazjonalnym te przepisy nie mają zastosowania. Procedura wygląda tak:
- Po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy właściciel doręcza najemcy pisemne żądanie opróżnienia lokalu z terminem nie krótszym niż 7 dni.
- Jeśli termin minie bezskutecznie, właściciel składa do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu. Do wniosku dołącza żądanie z dowodem doręczenia, dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu i potwierdzenie zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego.
- Z klauzulą właściciel zleca egzekucję komornikowi, który eksmituje najemcę do wskazanego wcześniej lokalu zastępczego.
- Jeśli z lokalu zastępczego nie da się skorzystać, komornik nie przerywa egzekucji: najemca trafia do noclegowni, schroniska lub innej placówki wskazanej przez gminę.
Nie obowiązuje też okres ochronny zimowy, więc egzekucja może odbyć się także między 1 listopada a 31 marca. Dodatkowo czynsz w najmie okazjonalnym można podwyższać tylko na zasadach określonych w umowie, co daje obu stronom przewidywalność.
Najczęstsze błędy przy najmie okazjonalnym
Brak zgłoszenia do urzędu skarbowego w terminie
Umowa jest ważna, ale przepisy o uproszczonej eksmisji nie działają. Tracisz najważniejszy przywilej tej formy.
Umowa na czas nieokreślony
Najem okazjonalny może być zawarty tylko na czas określony, maksymalnie 10 lat. Po upływie terminu możesz podpisać kolejną umowę.
Brak aktu notarialnego
Bez oświadczenia najemcy w formie aktu notarialnego nie ma podstawy do nadania klauzuli wykonalności, a więc nie ma uproszczonej eksmisji.
Nieaktualny lokal zastępczy
Jeśli najemca stracił możliwość zamieszkania pod wskazanym adresem, powinien wskazać inny lokal i dostarczyć nowe oświadczenie jego właściciela. Pilnuj tego przez cały okres najmu.
Umowa z firmą
Jeśli mieszkanie ma wynająć spółka dla swojego pracownika, najem okazjonalny nie wchodzi w grę. Zostaje zwykła umowa najmu albo, po stronie wynajmującego prowadzącego działalność, najem instytucjonalny.
Ile kosztuje najem okazjonalny?
Dodatkowe koszty w porównaniu ze zwykłym najmem to przede wszystkim:
- akt notarialny: do 480,60 zł netto w 2026 r. plus wypisy, w praktyce zwykle 150 do 600 zł brutto, jednorazowo,
- czas na skompletowanie dokumentów: zazwyczaj kilka dni.
To niewielka cena za bezpieczeństwo, szczególnie jeśli wynajmujesz mieszkanie warte kilkaset tysięcy złotych. Jeśli nie chcesz pilnować tych formalności samodzielnie, możesz przekazać je firmie zajmującej się zarządzaniem najmem.
Kiedy najem okazjonalny nie jest najlepszym wyborem?
- Najem instytucjonalny, jeśli wynajmujesz mieszkania w ramach działalności gospodarczej. Daje podobne zabezpieczenia i nie wymaga wskazania lokalu zastępczego.
- Zwykły najem, jeśli wynajmujesz lokal użytkowy (biuro, magazyn) albo najemcą ma być firma. Najem okazjonalny dotyczy wyłącznie lokali mieszkalnych i osób fizycznych.
Podsumowanie
Najem okazjonalny to najprostszy sposób, by jako prywatny właściciel chronić się przed nieuczciwym najemcą. Wymaga kilku dodatkowych kroków: wizyty u notariusza, dwóch oświadczeń i zgłoszenia do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni. W zamian daje realną możliwość szybkiego odzyskania mieszkania w razie problemów, bez procesu o eksmisję i bez czekania na lokal socjalny.
Jeśli wynajmujesz mieszkanie w Warszawie i chcesz mieć pewność, że Twoja inwestycja jest bezpieczna, najem okazjonalny powinien być standardem, a nie wyjątkiem.
Potrzebujesz pomocy przy wynajmie mieszkania lub jego obsłudze? KAPITALARK, agencja nieruchomości z Warszawy, oferuje kompleksowe wsparcie: od znalezienia i weryfikacji najemcy, przez przygotowanie umowy najmu okazjonalnego, po bieżące zarządzanie najmem. Skontaktuj się z nami.
